6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, saklama süresi dolan kişisel verilerin periyodik imhasına ilişkin kararın şirket içi kişisel verileri koruma birimince tutanağa bağlanması gerekmektedir. Şirketlerin bu yükümlülüğü yerine getirirken kullanabilecekleri karar tutanağı örneği aşağıda yer almaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA BİRİMİ KARARI

Şirket Unvanı : ………………… Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Tarih : …./…./….

Karar No : …………/…………

Birim Üyeleri : (İsim ve unvanlar kısmı kararın ekindeki imza sirkülerinde belirtilecektir.)

GÜNDEM

Saklama süresinin dolması sebebiyle imha yükümlülüğünün değerlendirilmesi ve imha usulünün belirlenmesi (6 aylık yasal süre içerisinde işlem tesisi).

DEĞERLENDİRME VE KARAR

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesi, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 11. maddesi ile şirketin kendi kişisel verilerin işlenmesi ve korunması politikasının ilgili maddesi hükümleri birlikte değerlendirilmiştir. Yapılan inceleme neticesinde, ekteki listede kimlikleri ve veri kategorileri ayrı ayrı gösterilen kişilere ait kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalktığı ve mevzuatta öngörülen saklama sürelerinin sona erdiği tespit edilmiştir.

Bu çerçevede, ilgili Yönetmelik’in 11/3. maddesi uyarınca, söz konusu verilerin azami 6 (altı) aylık periyodik imha süresi içerisinde aşağıda belirtilen yöntemlerle imha edilmesi hususu müzakere edilmiş ve oy birliği ile karara bağlanmıştır:

• Ekteki tablonun (A) grubunda gösterilen kişisel verilerin silinmesine,
• (B) grubunda gösterilen kişisel verilerin anonim hale getirilmesine,
• (C) grubunda gösterilen kişisel verilerin ise yok edilmesine
karar verilmiştir.

İmha süreçleri şirketin Kişisel Verileri Koruma Birimi tarafından idari yönden takip edilmiş; veri güvenliğini temine yönelik teknik ve idari tedbirler alınmış olup, uygulamaya ilişkin kayıtlar muhafaza edilecektir.

VERİSİ İMHA EDİLEN KİŞİ LİSTESİ VE İMHA DETAYLARI

(Verisi imha edilen kişi / saklama ortamı / imha edilen veriler / saklama süresinin sona erme tarihi / imha tarihi / imha yöntemi sütunlarından oluşan bir tablo bu kısımda yer alacaktır.)

HAZIRLAYAN : ………………… (Ad/Soyad/İmza/Tarih)

ONAYLAYAN BİRİM ÜYESİ : ………………… (Ad/Soyad/İmza/Tarih)

ONAYLAYAN BİRİM ÜYESİ : ………………… (Ad/Soyad/İmza/Tarih)

ONAYLAYAN BİRİM ÜYESİ : ………………… (Ad/Soyad/İmza/Tarih)